Virtuelle Teams: Grenzenlos arbeiten

Nicht nur Freundschaften werden via Facebook und Internet gepflegt. Auch Teams, Projektgruppen und Abteilungen von Unternehmen arbeiten zunehmend nicht mehr im Face-to-Face-Kontakt. Sie existieren oft nur noch „virtuell“ und sind auf der ganzen Welt verstreut. Damit die Teamarbeit auch über räumliche und zeitliche Distanzen funktioniert, ist der Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie unabdingbar.

Traditionelle Arbeitsstrukturen lösen sich heute mehr und mehr auf. Beruhte der Erfolg eines Unternehmens in der Vergangenheit wesentlich auf lokal beschränkten Arbeitsgruppen mit engen Kontakten und fixierten Zielen, treten heute immer öfter virtuelle Teams an deren Stelle. Die Mitglieder dieser virtuellen Gruppen sind meist weltweit verstreut und arbeiten über Wochen und Monate zusammen – ohne sich offline zu treffen und oft auch, ohne sich persönlich zu kennen.

Gut ausgebaute Breitband- und Mobilfunknetze und moderne Kommunikationsmedien machen es möglich, dass Projekte komfortabel und termingerecht von fast jedem Ort der Welt zu erledigen sind. Das nutzen bereits inzwischen schon heute viele Unternehmen. Laut einer Umfrage der „Wirtschaftswoche“ unter den rund 160 in Deutschland börsennotierten Unternehmen gaben 64 Prozent an, dass die virtuelle Zusammenarbeit für sie eine „wachsende Rolle“ spielt und für 36 Prozent bereits eine „bedeutende Rolle“ – unabhängig von Größe und Branche.

Befördert werden virtuelle Teams vor allem durch drei Entwicklungen: Erstens gründen Unternehmen zunehmend Niederlassungen auf der ganzen Welt, ein Austausch unter den Angestellten ist dabei unabdingbar. Zweitens sind Mitarbeiter immer öfter unterwegs – beim Kunden, bei Partnern, Lieferanten oder – siehe Punkt 1 – im globalisierten Konzern. Und drittens schließlich arbeiten heute viele Mitarbeiter im Homeoffice – entweder ganz oder, wenn der Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten anbietet, teilweise.

 

Technik ist nicht alles

Voraussetzung und Treiber dieser Entwicklung hin zu virtuellen Teams ist Technologie. Die Technologiesprünge der letzten Jahre bei Internet, Breitband, Mobilfunk und Multimedia haben „zur massiven Ausbreitung des mobilen Arbeitskonzepts beigetragen“, wie es beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation heißt. Um Informationen auszutauschen, um sich abzustimmen oder um einfach eine Frage schnell zu klären, müssen sich die Mitarbeiter nicht mehr persönlich sehen.

Doch die Technik ist nur eine Seite der Medaille. Damit ein virtuelles Team auch funktioniert, müssen auch die Rahmenbedingungen stimmen. So dürfen Manager Informationen nicht mehr von oben herunter reichen, sondern sollten einen „kooperativen“ oder „partizipativen“ Führungsstil praktizieren. Also das Gegenteil eines engen Führungsstils, der räumliche Nähe voraussetzt. Chefs müssen ihren Mitarbeitern mehr Selbstständigkeit gewähren und sie in Geschäftsprozesse einbeziehen.

Die Zusammenarbeit ohne Live-Präsenz verlangt aber auch spezifische Fertigkeiten von Mitarbeitern. Sie brauchen ein gewisses Maß an Medienkompetenz, Technik-Know-how und ein psychologisches Gespür für die Kommunikation und Fallstricke der Fernarbeit. Auch die ganz individuellen Bedürfnisse und Vorlieben jedes Teammitglieds spielen eine Rolle und entscheiden über die Produktivität virtueller Teams.

 

Werkzeuge für virtuelle Teams

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein Technikmix den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter am meisten entgegenkommt. Sie können sich dann solche Werkzeuge aussuchen, die ihren persönlichen Vorlieben und der Aufgabenstellung am besten entsprechen.

QuelleDie Kommunikation mit Collaboration-Tools hat 2012 im Vergleich zu 2010 deutlich zugenommen, wobei Audio- und Webconferencing die Top-Tools bilden. Quelle: PAC/Berlecon.

Die Kommunikation mit Collaboration-Tools hat 2012 im Vergleich zu 2010 deutlich zugenommen, wobei Audio- und Webconferencing die Top-Tools bilden. Quelle: PAC/Berlecon.

 

Eine zentrale Rolle spielt immer noch das Telefon. Es transportiert nicht nur die reinen Informationen, sondern es lassen sich auch mal Zwischentöne wahrnehmen, Stimmungen erkennen oder man kann persönlich werden.

  • E-Mails sind geeignet, Informationen schnell abzufragen oder einzuholen. Besonders, wenn Teams in zeitversetzten Zonen arbeiten und es schwierig ist, für alle Mitglieder einen gemeinsamen Termin zu organisieren, ist E-Mail ein ideales Medium.
  • Ein gemeinsamer virtueller Arbeitsraum oder Workspace für die Dateiablage hilft, dass jeder auf dem aktuellen Stand ist und wichtige Informationen abrufen kann. Zudem können dort auch ein gemeinsames Adressverzeichnis und ein Terminplan hinterlegt und gepflegt werden.
  • Einfach handhabbar sind auch Wikis. Jeder kann in das Wiki schreiben, was er für wichtig hält. In dieser Funktion hilft es Mitarbeitern, das individuelle Wissen zu sammeln und allen anderen zur Verfügung zu stellen.
  • Bei der Webkonferenz werden Meetings, Mitarbeitergespräche oder Produktpräsentationen einfach ins Internet verlegt. Der Browser ist dabei der virtuelle Konferenzraum. Webkonferenzen eignen sich vor allem für Präsentation, den Austausch und das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten – im Fachjargon Application Sharing.
  • Telefonkonferenzen, Instant Messaging oder Chats ergänzen den Informationsaustausch. Diese ähneln mehr oder weniger realen Sitzungen, zumindest wenn man sich auf das gesprochene Wort beschränkt. Damit lassen sich Ideen diskutieren, Meinungen austauschen und Abstimmungen vornehmen. Reicht das gesprochene Wort nicht braucht es die Videokonferenz.

 

Risiko Insellösung

Vor allem die High-Level-Werkzeuge Web- und Videoconferencing werden die Zusammenarbeit virtueller Teams in der nächsten Zukunft bestimmen. Laut einer aktuellen Studie der Marktforscher von Pierre Audoin Consultants (PAC/Berlecon) nutzt bereits heute jedes zweite Unternehmen Web-Konferenzen und in mehr als 40 Prozent wird per Video-Chat kommuniziert – deutlich mehr als noch vor zwei Jahren. Und die Investitionsbereitschaft bleibt hoch: 35 Prozent der Firmen wollen in den kommenden zwei Jahren in eine Erweiterung bestehender Web- und Videokonferenzlösungen oder in deren Neuinstallation investieren (siehe Grafik).

 

Die nächsten zwei Jahre investieren Unternehmen laut der PAC-Studie besonders in Web- und Videokonferenz-Systeme. Quelle: PAC/Berlecon.

Die nächsten zwei Jahre investieren Unternehmen laut der PAC-Studie besonders in Web- und Videokonferenz-Systeme. Quelle: PAC/Berlecon.

 

Vollständige Collaboration-Lösungen haben bislang allerdings nur von etwa 12 Prozent der befragten Unternehmen umgesetzt – diejenigen, die damit begonnen haben, haben die Systeme in den meisten Fällen bislang nur teilweise oder als Teststellung realisiert. Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC fordert: „Die Unternehmen müssen Kommunikation und Zusammenarbeit strategisch angehen. Ansonsten steigt das Risiko neuer Insellösungen. Mit einem Anwendungs- und Gerätezoo ist der Zusammenarbeit nicht gedient. Er sorgt letztlich für einen hohen Administrationsaufwand und frustrierte Anwender.“

Anwender und Anbieter von Collaboration-Lösungen sollten sich laut Stiehler auch verstärkt mit Social Media auseinandersetzen. Dieses Thema ist längst nicht mehr nur für die Konsumenten relevant: „Die Digital Natives von einst sind die Young Professionals von heute. E-Mail ist für diese Generation schlicht ‚out’. Kommunikation über soziale Netzwerke wird auch im Berufsleben vorausgesetzt und entsprechende Kanäle müssen zur Verfügung gestellt werden.“ Die Relevanz von Social Media – auch dies zeigen die Studienresultate – ist allerdings bei den meisten IT-Verantwortlichen noch nicht angekommen. Hier ist noch erhebliche Aufklärungsarbeit zu leisten.

 

Artikel-Serie über Trends in der Arbeitswelt

Dieser Beitrag ist der neunte Teil einer Serie über Trends in der Arbeitswelt, die der Münchener Wissenschaftsjournalist Dr. Klaus Manhart exklusiv für das QSC-Blog verfasst: Wie werden wir in Zukunft arbeiten, wie verändern moderne IT-Services und TK-Anwendungen unseren Büroalltag? Und welche neuen Möglichkeiten der Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinaus ergeben sich dadurch künftig? Bisher veröffentlicht:

 

 

Virtuelle Teams: Grenzenlos arbeiten
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Klaus Manhart

Über Klaus Manhart

Der Münchener arbeitet als freiberuflicher Fachautor mit den Schwerpunkten IT und Wissenschaft. Seine Laufbahn begann Dr. Klaus Manhart mit einem Studium der Sozialwissenschaften und Psychologie sowie Logik und Wissenschaftstheorie an der Ludwig-Maximilians-Universität München. Dort promovierte er in den Fächern Logik und Wissenschaftstheorie. Er publiziert regelmäßig in Wissenschaftsmagazinen und der IT-Presse und wurde für einige seiner Beiträge ausgezeichnet.
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Eine Antwort auf Virtuelle Teams: Grenzenlos arbeiten

  1. Wasi sagt:

    Schöner Artikel.
    Ich selbst finde virtuelle Teams sehr sinnvoll und arbeite sehr gern mit verschiedenen Kommunikationsmitteln. Eine aktuelle Studie hat ergeben, dass drei Viertel der Mitarbeiter-Teams, die über Unternehmens-IT wie Chats und Videokonferenzen Kontakt halten, arbeiten erfolglos. Das heißt, dass 75 Prozent der virtuellen Mitarbeiter-Teams scheitern. (Quelle: http://www.marktundmittelstand.de/nachrichten/produktion-technologie/it-virtuelle-teams-scheitern-haeufig/ )
    Meiner Meinung nach ist der Grund für das Scheitern die Persönlichkeit eines Menschen. Manche Menschen kommen ohne den persönlichen Kontakt nicht aus. In diesen Fällen darf der Kontakt nicht zu 100 Prozent virtuell stattfinden.

    Gruß,
    W.

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