VPN bei Wormland: Eine rundum elegante Sache

Friedrich Jonas, Leiter IT der Theo Wormland GmbH & Co. KGMännermode total vernetzt: Die Einzel­handels­kette Wormland nutzt ein Virtual Private Network (VPN) und Voice-over-IP- Lösungen von QSC, um ihre de­zentralen Nieder­lassungen an den Haupt­sitz in Hannover an­zubinden.

Die Große Packhofstraße in Hannover, nicht weit entfernt vom Bahnhof. Hier, in Toplage, präsentiert sich eine von insgesamt 15 Filialen der Einzelhandelskette Wormland. In stilvollem Ambiente finden modebewusste Männer auf mehreren Etagen alles, um sich einzukleiden – von klassischen Businessanzügen bis hin zu trendiger Freizeitkleidung. Was hier auf dem Bügel hängt oder zum Stapel drapiert ist, sieht schick aus. Mindestens ebenso elegant, wenn auch nicht sichtbar, sind die vielen Abläufe, die im Hintergrund über QSC abgewickelt werden.

 

Rund um die Uhr verfügbares Netz

Der Pullover, den ein Kunde gerade bezahlt, wird direkt über die Kasse in ein Warenwirtschaftssystem verbucht. Die Datenanbindung hierzu erfolgt über ein VPN (Virtual Private Network) von QSC, das wenig gemein hat mit einem VPN, wie man es etwa aus dem Internet kennt.

Der Abgleich zwischen Filialen und der ebenfalls in Hannover ansässigen Zentrale geschieht in der Nacht. Alles, was am Tag verkauft wurde, wird dann in die Zentrale übertragen, alles, was an neuen Bestellungen definiert worden ist, geht von der Zentrale in die Filialen. Im Idealfall sprechen um 9.00 Uhr alle Filialen und die Zentrale über dieselben Zahlen und Auswertungen.

In Teilbereichen verfügt Wormland über ein zentrales Lager, das so genannte NOS-Artikel bevorratet. Ist der verkaufte Pullover ein solcher „Never-out-of-Stock“-Artikel, also ein Produkt, das der Kunde grundsätzlich im Sortiment als verfügbar erwartet, wird er von dort aus an die Filialen geliefert oder ansonsten neu bestellt.

Kassen- und Lagerbestände, die zu jeder Zeit von der Zentrale abgerufen werden können, sind aufgrund verschlüsselter Datenübertragung vor unberechtigten Zugriffen geschützt. QSC überwacht das Netz rund um die Uhr, so dass jederzeit die geforderte Bandbreite für die Datenübertragungen zur Verfügung steht.

„Eine 24-Stunden-Hotline kümmert sich darum, dass etwaige Leitungsprobleme binnen kürzester Zeit behoben sind,“ bestätigt Friedrich Jonas, Leiter IT der Theo Wormland GmbH.

 

Zeiterfassung übers QSC-Netzwerk

Auch eine Zeiterfassung läuft über das QSC-Netzwerk: Wenn die Mitarbeiter morgens zur Arbeit kommen, buchen sie sich ein und die Personalverwaltung hat so Zugriff auf das Stundenkonto. Der komplette Internetverkehr ist durch eine von QSC gemanagte Internet-Security-Lösung abgesichert.

Darüber hinaus nutzt Wormland das VPN auch zu Administrationszwecken: Die zentrale EDV kann sich auf jeden Filialrechner einloggen und Hilfestellung geben – sei es bei Problemen technischer Art oder im Buchungsablauf. Innerhalb von nur vier Wochen wurde 2002 das VPN zwischen den Niederlassungen und der Zentrale implementiert, auf Wunsch von Wormland größtenteils in Eigenregie der Mitarbeiter, die mit einer speziell entwickelten Installationsanweisung und einer Telefon-Hotline von den QSC-Experten unterstützt wurden.

 

Nach Daten nun auch Sprache

Von Anfang an klappte die Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen bestens, so Jonas: „QSC hat nicht nur das für uns passende Konzept geliefert, sondern auch in der Umsetzungsphase einen hervorragenden Service geboten. Innerhalb von nur vier Wochen wurde das VPN implementiert. Das VPN von QSC ist schneller und zuverlässiger als unsere Vorgängerlösung und wir zahlen für die Gesamtlösung so viel, wie wir für eine Standleitung hätten aufwenden müssen.“

Die sehr gute Zusammenarbeit beim Aufbau und Management des VPNs war sicher der wichtigste Grund, warum Wormland sich an QSC wandte, als das Unternehmen 2006 nach einer neuen Telefonielösung suchte.

Wormland hatte noch Telefonanlagen im Einsatz, die auf dem proprietären 1TR6-Protokoll aufsetzten, einem ISDN-Vorläufer. Als der Support dieses Protokolls eingestellt werden sollte, stand Wormland vor der Entscheidung, in ISDN-Technik zu investieren oder direkt auf Voice over IP (VoIP) umzusteigen.

Nach einer erfolgreich absolvierten Testphase an den Standorten Bremen und Hannover migrierte QSC ab August 2006 die Filialen nach und nach auf die neue VoIP-Lösung. Dabei wurden alle bestehenden regionalen Ortsnetzrufnummern inklusive Nebenstellennummern zu QSC portiert. Im April 2007 wurde der letzte Standort angeschlossen.

 

Notruf und mobiles Telefonieren inklusive

Die VoIP-Lösung von QSC erlaubt kostenlose Telefonate der Standorte untereinander. Weitere Vorteile sind die einfache Einrichtung neuer Nebenstellen und deutlich reduzierte Wartungskosten. Einige Funktionen, die bei der analogen und ISDN-Telefonie selbstverständlich sind, müssen jedoch separat adressiert werden.

Dazu gehören mobiles Telefonieren innerhalb einer Filiale über den DECT-Standard oder auch ein Notruf, der den Standort des Anrufenden übermittelt. Für das Telefonieren mit mobilen Handgeräten wurde DECT über IP in die Lösung integriert. Und sollten Mitarbeiter einer Filiale einen Notruf absetzen müssen, wird vom Server automatisch die jeweils für den Standort gespeicherte Adresse an Polizei oder Rettungsleitstelle übermittelt.

Auf Basis dieser VoIP-Struktur haben die Mitarbeiter in der Zentralverwaltung einen zentralen Fax-Anschluss bekommen. Über ihn werden eingehende Faxe direkt ins Outlook geleitet, so dass Wormland keinen großen Fax-Server und insgesamt weniger Fax-Geräte benötigt. Je Filiale ist so nur noch ein Fax-Gerät erforderlich, um Faxe extern zu verschicken, wenn es sich um ein Formular handelt oder eine Unterschrift verlangt wird.

Friedrich Jonas ist mit Voice over IP sehr zufrieden: „Das läuft reibungslos. Die Sprachqualität ist genauso gut wie bei ISDN und Voice over IP bietet die gleichen Funktionen – etwa Weiterleitung der Anrufe oder Mailbox. In der Implementierungsphase hakte es etwas bei der Einbindung einiger analoge Geräte wie Fax oder Alarmanlagen, aber diese geräteabhängigen Probleme waren dann sehr schnell behoben.“

 

Kosten entschieden über VoIP-Einführung

Die Entscheidung für VoIP hatte sich Wormland nicht leicht gemacht: „Überzeugt hat uns, dass die Kosten transparent sind und auch bei weiterem Wachstum nicht linear ansteigen“, sagt der IT-Leiter. „Und QSC hat auch die etwas kniffeligeren Themen adressiert und Lösungen präsentiert. Bevor VoIP im Praxisbetrieb eingesetzt wurde, haben wir zum Beispiel zu Testzwecken ein virtuelles LAN installiert. Dafür mussten wir keinen externen Dienstleister hinzuziehen, sondern konnten alles über QSC abwickeln.“

 

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