Digital Workplace: IT + HR = Employee Experience

Digital Workplace

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Die Berührungspunkte zwischen IT und HR beschränken sich oft nur auf ein „Hallo“ in der Kantine. Dies sollte sich ändern! Denn im Kern des Digital Workplace steht eine bessere „Employee Experience“ – ein zentrales HR-Thema, das von der IT unterstützt werden muss.

Partner-Blogpost-Logo (PAC)Workplace-Management & Transformation, also das Mangement digitaler Arbeitsplätze und ihre Modernisierung, zählen zu den klassischen IT-Themen. Immerhin birgt der Digital Workplace als ganzheitliches Design und Service-Konzept zahlreiche technische Herausforderungen – von der Integration verschiedener Anwendungen zu einer reibungslos arbeitenden Gesamtlösung bis hin zur Umsetzung moderner Betriebs-, IT-Management und Support-Konzepte. Ohne IT-Kompetenz funktioniert dies nicht!

Die Verbesserung der Employee Experience rückt in den Fokus

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Und doch wäre es voreilig und unangemessen, dieses Thema allein bei der IT zu verorten. Denn das primäre Ziel der Workplace-Modernisierung im digitalen Zeitalter sind weniger Kosteneinsparungen wie in der Vergangenheit, sondern eine Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit oder neudeutsch: der „Employee Experience“.

Hinter dieser Ausrichtung stehen keine zur Mitarbeiterliebe bekehrte Manager, sondern rationale Überlegungen und ökonomische Interessen. Denn je stärker die Wertschöpfung von Unternehmen auf Wissensarbeit basiert, (siehe Artikel: Wir alle sind Wissensarbeiter!) desto mehr hängt der Erfolg von der individuellen Leistung jedes einzelnen Mitarbeiters ab. Schließlich sind Mitarbeiter in der Wissensökonomie – anders als klassische Industriearbeiter – weniger austauschbar. Sie nehmen immer stärker die Rolle von Experten ein, die an komplexen Problemen arbeiten, die sich nicht mehr durch vordefinierte Routinen lösen lassen.  Und: Die Wissensarbeiter wissen selbst am besten, wie und womit sie am produktivsten arbeiten.

Damit verändern sich die Machtverhältnisse im Unternehmen: Nicht die Manager, sondern die Mitarbeiter sind die Stars. Will das Management die Produktivität der Wissensarbeit steigern, muss es die Mitarbeiter motivieren und ihnen ein Umfeld bieten, in dem sie ihr Wissen und ihre Kreativität entfalten können.

HR entwickelt sich zu Employee Experience Management

Spätestens an dieser Stelle kommt beim Thema Digital Workplace ein anderer Stakeholder ins Spiel: die Personalabteilung oder neudeutsch „HR“. Tatsächlich muss man nicht lange googeln, um zu Stichwörtern „HR & Workplace“ auf HR-Trendanalysen zu stoßen, in denen die „Schaffung moderner Arbeitsumgebungen“ als neues strategisches Betätigungsfeld der Personalmanager ausgewiesen wird.

Wie wichtig das Thema „Employee Experience“ im digitalen Zeitalter für HR ist, zeigt sich auch daran, dass in einem Unternehmen wie AirBnB der Personalchef zum „Head of Employee Experience“ erklärt wurde. Dabei kommt es nicht von ungefähr, dass ausgerechnet ein digitales Startup, das bereits beim Thema „Customer Experience“ neue Maßstäbe setzte, auch bei dieser Entwicklung vorangeht. Customer Experience und Employee Experience sind zwei Seiten der gleichen Münze, mit der im digitalen Zeitalter gezahlt wird.

 

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Im Fokus der HR-Verantwortlichen bei AirBnB steht die Gestaltung einer optimalen Employee Experience, einschließlich der Bereitstellung moderner Arbeitsumgebungen. Dieser Anspruch wird auch auf der Website des Unternehmens gegenüber potenziellen Bewerbern formuliert.

Workplace-Modernisierung wird zum Kernthema von HR

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Die Gründe für das steigende Interesse an modernen Arbeitsumgebungen seitens der Personaler bzw. „Employee Experience Manager“ sind vielschichtig:

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Selbst die cleversten Personalabteilungen können beim „War of Talents“ nur schwer mithalten, wenn die Arbeitsatmosphäre nicht stimmt. Und dazu gehört nicht nur eine gute Kantine und ein tolles Team, sondern auch eine moderne Infrastruktur.

Gesundheit und Wohlbefinden

Wissensarbeit ist „Schwerstarbeit für den Kopf“ und die Gesundheit der Wissensarbeiter ein Produktivitätsfaktor. Das wissen auch und insbesondere die Personaler. Dass die Infrastruktur durchaus Einfluss auf das Wohlbefinden hat, belegt die PAC-Studie „Zusammenarbeit in virtuellen Teams“.  Demnach beobachtet fast jede zweite Führungskraft in deutschen Unternehmen steigende Burnout-Risiken als Konsequenz ineffizienter Zusammenarbeit.

Begrenzung von rechtlichen Risiken

Viele Mitarbeiter nutzen heute private Geräte oder Consumer-Dienste wie Whatsapp und Dropbox, um trotz unzureichender Ausrüstung ihren Job effizient zu erledigen – und nehmen dabei zumeist immense rechtliche Risiken in Kauf. Aus Sicht der Personalmanager ist dies ein unhaltbarer Zustand – eine zeitgemäße technische Ausstattung der Mitarbeiter dürfte helfen, diese Risiken zu begrenzen.

IT profitiert von Partnerschaft mit HR bei der Gestaltung des Digital Workplace

Umgekehrt sollten auch IT-Manager ein großes Interesse daran haben, mit HR als strategischen Partner bei Planung, Design und Umsetzung des Digital Workplace zusammenzuarbeiten.

Effektive Einwerbung von Budgets

Die Workplace-Modernsierung lässt sich in der Regel nicht aus der Portokasse finanzieren und das IT-Budget ist begrenzt. Gleichzeitig zeigen sich immer mehr Unternehmen bereit, in ihr „Image als Arbeitgeber“ zu investieren. Im Verbund mit HR haben die IT-Verantwortlichen bessere Chancen, einen Teil dieser Mittel für die Workplace-Modernisierung einzuwerben.

Umsetzung von Persona-Konzepten

Die HR-Verantwortlichen sind prädestiniert, Job-Profile zu analysieren und damit die verbundenen Bedarfe an die Gestaltung der Arbeitsumgebung zu identifizieren. Sie können so aktiv zu Umsetzung von nutzer-zentrischen Workplace-Konzepten auf Basis von Personas beitragen.

Gestaltung des organisatorischen Umfelds, Verhandlung mit dem Betriebsrat

Moderne Technologien zur Verbesserung von Kommunikation und Zusammenarbeit können nur dann ihre Wirkung entfalten, wenn das Umfeld stimmt – wenn also deren Nutzung vom Betriebsrat akzeptiert sowie von Steuerungssystemen und Führungskräften gefördert und gefordert wird. Aber Verhandlungen mit dem Betriebsrat oder die Reorganisation von Anreizsystemen gehören ganz sicher nicht zur Kernkompetenz der IT – hier kann HR enorm weiterhelfen.

Kommunikation und Change Management

Schließlich besitzen die HR-Verantwortlichen auch das notwendige Wissen und die Ressourcen, um Change Management-Maßnahmen im Rahmen der Workplace-Modernisierung zu planen und umzusetzen. Insbesondere bei der Kommunikation – oft eine Schwachstelle der IT – lässt sich duch HR-Unterstützung die Effektivität immens steigern.

IT und HR sollten aufeinander zugehen!

Fazit:

Um die „Employee Experience“ nachhaltig zu verbessern, sollten HR und IT bei der Workplace-Modernisierung partnerschaftlich zusammenarbeiten. IT- und Personal-Verantwortliche sollten besser heute als morgen aufeinander zugehen – warum eigentlich nicht beim nächsten Kantinenbesuch?!

Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Digitales-Wirtschaftswunder.de, dem Themenblog der QSC AG

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