Office-IT digitalisieren: Vom roten Tuch zum Vorzeigeprojekt für CIOs

Mit einem iPad in der Hand scheint Digitalisierung einfach und greifbar. Will ein Unternehmen dagegen drei Mitarbeiter in einer kleinen Auslandsniederlassung mal eben mit Office-IT versorgen, wird’s gleich wieder langsam, umständlich und teuer. Unsere Arbeitsumgebung zu modernisieren ist ein sinnvoller Einstieg in den digitalen Wandel. Aber mit der traditionellen IT-Organisation können die umsetzungsverantwortlichen CIOs und IT-Leiter nur verlieren. Ein Alternativvorschlag.

Bild: © iStock.com / phototechno

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Digitalisierung heute, das ist ein bisschen wie tanzen lernen. Alles ist noch ungewohnt, kompliziert und geht so verdammt schnell. Wer muss da nicht auf seine Füße schauen, um Schritt zu halten? Erst später lernen wir, dass es beim Tanzen nicht um Technik geht, sondern ums Gefühl. Im Moment reden wir alle von Technologie. Weil wir die Nase nicht vom Boden bekommen, sehen wir nicht, dass die Technik folgt. Wem? Uns Menschen. Nicht dem einzelnen Mitarbeiter. Sondern den Teams.

Digitalisierung und Tanzen lernen: Am Anfang starrt man nur auf die Technik. Bild: © iStock.com / Mikhail Dragunov

Digitalisierung und Tanzen lernen: Am Anfang starrt man nur auf die Technik. Bild: © iStock.com / Mikhail Dragunov

Zusammenarbeit ist der Kern von Digitalisierung. Sie verbindet, was früher getrennt war, ob Menschen, Abläufe oder Daten. Die Fähigkeit, sich spontan in virtuellen Teams über Organisationsgrenzen und Firewalls hinweg zu vernetzen, entscheidet über die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Weltwirtschaft. Wenn also Unternehmer und Führungskräfte zweifeln, was sie zuerst digitalisieren sollen: dann die Zusammenarbeit in ihrer Organisation.

 

Bis 2020 arbeiten die meisten in der Cloud

So nachvollziehbar die Schlussfolgerung, so aussichtslos scheint ihre Umsetzung beim Blick in heutige Büros. Die Bilanz: Stillstand und Innovationsstau. Kein Wunder, dass fast zwei Drittel der Arbeitnehmer heute unzufrieden sind mit ihrer IT-Ausstattung, so eine Gartner-Studie. Das bekommen Unternehmen längst auch auf dem Personalmarkt negativ zu spüren. Zum Beispiel im Mittelstand: Nur in acht Prozent der Unternehmen arbeiten heute Menschen an digitalen Arbeitsplätzen der nächsten Generation, wissen die Marktforscher und Berater von Crisp Research. Allzuoft sind stattdessen noch Betriebssysteme und Office-Pakete der vor- und vorvorletzten Generationen im Einsatz. Bis jetzt.

Denn nach Auffassung der Marktbeobachter steht den Bürolandschaften der große Umbau bevor: Allein im Mittelstand planen aktuell fast zwei Drittel (59 Prozent) der Unternehmen, ihre Office-IT in den nächsten zwei Jahren zu digitalisieren, das heißt auch: in die Cloud zu verlagern. Analog die Einschätzung der Analystenkollegen von ISG: Die „Collaboration & Sharing Economy“ sei der nächste große Trend. Ab 2020 sehen sie echte grenzüberschreitende Zusammenarbeit in der Cloud als Standard in Büros auch hierzulande. Nach der der IDG-Studie Arbeitsplatz der Zukunft aus dem Vorjahr steht der Next Generation Workplace in 3000 befragten Unternehmen auf Platz zwei der Digitalisierungsagenda, gleich hinter der IT-Sicherheit.

Bis 2020 plant die Mehrheit den Umstieg auf den Modern Workplace. Bild: © iStock.com / sorbetto

Bis 2020 plant die Mehrheit den Umstieg auf den Modern Workplace. Bild: © iStock.com / sorbettob

Das spiegeln auch unsere eigenen Umfragen unter den Teilnehmern von Webinaren zu diesem Thema wider: 70 Prozent der Teilnehmer planen in den nächsten zwei Jahren den Umstieg auf digitale Arbeitsumgebungen. Allerdings sind fast ebenso viele noch nicht über die Planungsphase hinaus. Laut IDG bescheinigen daher auch acht von zehn Mitarbeitern in Fachabteilungen ihren Unternehmen Strategielosigkeit bei der Digitalisierung der Zusammenarbeit.

 

Thema IT-Ausstattung: Nichts zu gewinnen für CIOs?

Viele Unternehmen sind sich also klar über Ziel, Zeithorizont und Dringlichkeit moderner digitaler Arbeitsplätze. Mit den Nöten der Umsetzung herumschlagen müssen sich jetzt ihre CIOs und IT-Leiter. Für sie war das Thema Workplace-IT immer undankbar.

In gewachsenen Office-Landschaften brachte jeder Modernisierungswunsch neue Probleme, Kosten und Regeln mit sich. So konnten die IT-Verantwortlichen ihre internen Kunden nie wirklich zufriedenstellen. Und nun wird von ihnen erwartet, dass digitale Arbeitsplätze bald auf jedem Endgerät, sogar auf privaten, immer und überall verfügbar sind und bei Bedarf bestenfalls innerhalb von Stunden bereitgestellt werden. Und das alles sicher, kostengünstig und so simpel wie ein iPad.

 

Der Härtetest: IT-Versorgung für Außenstandorte

Besonders schmerzhaft bekommen Unternehmen die Grenzen ihrer traditionellen Office-IT zu spüren, wenn sie mit hohem Tempo expandieren. Das schnelle Wachstum in der Fläche, gerade im Ausland, dünnt die eigene IT-Organisation aus. Die Qualitäts- und Sicherheitsstandards der Zentrale lassen sich mit den vorhandenen Kräften nicht mehr aufrechterhalten.

Wie in unserem Beispiel vom Anfang: Ein Unternehmen will auf einem neuen Markt ohne Zeitverzug Fuß fassen und schickt drei Vertriebsexperten ins Ausland. Um die Kollegen dort zügig mit Office-IT auszustatten, geht es nicht ohne Rechner nach Firmenstandard und vom heimischen Zulieferer, nicht ohne Profinetzwerk, Datei- und Druckserver, Server für Software-Pakettierung und Betriebssystem-Abbilder sowie mindestens einem IT-Administrator, und zwar alles vor Ort! Auch der IT-Laie sieht, dass eine solche Organisation nur langsam mitwächst.

Was geschieht im gleichen Szenario, aber mit digitalen Arbeitsplätzen der nächsten Generation?

 

Die neue Freiheit in der Cloud

Die Vertriebsmitarbeiter und alle weiteren Kollegen können ihr Windows-10-Notebook auch beim PC-Händler um die Ecke besorgen. Sie geben lediglich die Seriennummer des Geräts dem IT-Support in Deutschland telefonisch durch. Für den Zugang zum Datennetz reicht ein normaler Consumer-Internetanschluss mit WLAN, wie ihn jeder von uns zu Hause hat. Lokale Server für was auch immer sind überflüssig. Ebenso wenig ist ein IT-Administrator vor Ort nötig. Der Mitarbeiter klappt sein Notebook das erste Mal auf, gibt Namen und Passwort ein, verbindet sich mit dem WLAN – und sein Rechner installiert sich mit allen firmentypischen Einstellungen und komplettem Office 365, E-Mail, IP-Telefonie und Messaging von selbst über die Cloud. Genauso so simpel richtet er sein neues Smartphone ein. Nach der Mittagspause kann er produktiv arbeiten.

Dieses Modell skaliert. Überall.

Warum? Weil zwischen der Office-IT im Eigenbetrieb und digitalen Arbeitsplätzen der nächsten Generation ein paar technologische Sprünge liegen, die nicht nur unsere Arbeitsweise verändern werden, sondern auch die IT-Organisation vom Kopf auf die Füße stellen.

Sichtbarke Projekterfolge: der Next Generation Workplace als Chance Bild: © iStock.com / VasjaKoman

Sichtbarke Projekterfolge: der Next Generation Workplace als Chance. Bild: © iStock.com / VasjaKoman

 

Vom Streitthema zum Vorzeigeprojekt

Wenn ein CIO einen Backend-Dienst erfolgreich in die Cloud verlagert, geschieht das im Idealfall unbemerkt. Denn der Dienst läuft einfach weiter, nur eben woanders. Zu erwarten hat er allenfalls Kritik – wenn etwas schief geht. Ganz anders die digitale Workplace-Landschaft: Sie hat das Zeug zum Vorzeigeprojekt für den digitalen Wandel im Unternehmen. Denn die Modernisierung der Office-IT macht die Vorteile der Digitalisierung für die Menschen im Unternehmen spürbar – und die Leistungsfähigkeit der internen IT für alle sichtbar.

Zu verdanken hat sie das einem Rücktritt.

Vor fünf Jahren löste Satya Nadella Steven Ballmer als CEO von Microsoft ab. Der Ingenieur machte aus einem Software-Konzern eine globale Plattform für das mobile Arbeiten in der Cloud. Bestandteil ist der Arbeitsplatz jedes Nutzers, den Microsoft „Modern Workplace“ nennt. Seitdem hat Redmond nicht nur Windows und Office umgebaut, sondern auch die Werkzeuge, mit denen IT-Abteilungen in Unternehmen die digitalen Arbeitsplätze ihrer Kollegen steuern.

Mit dem Arbeiten in der Cloud stürzen alte Gewissheiten. Anwenderunternehmen werden Grundfragen ihrer Organisation auf neue Weise beantworten: nach der Sicherheit ihrer Daten und Systeme, danach, wo ihre Mitarbeiter produktiv sind, wie freizügig sie kooperieren, wie reaktionsschnell sie entscheiden und wie vielfältig ihre Ideen sind.

 

Autopilot statt Ölkännchen-Service

Ungewohnt könnte für viele Nutzer zum Beispiel sein, wenn sie das erste Mal ein neues Firmen-Notebook aufklappen: weil sich ihr Gerät nämlich wie von selbst installiert – und nach dieser Prozedur tatsächlich funktioniert. Ein neuer Mitarbeiter könnte tatsächlich gleich am ersten Tag mit der Arbeit beginnen. Durchaus möglich, dass er den freundlichen Kollegen vom IT-Support erst bei der Weihnachtsfeier persönlich kennen lernt. Verantwortlich dafür ist der Autopilot. Er macht das alte und zeitaufwändige Ölkännchengeschäft der internen IT inklusive teurer Expat-Trips für IT-Administratoren (unser Beispiel) überflüssig.

 

Es gibt nur noch mobile Endgeräte

Verkehrte Verhältnisse auch beim Thema Mobilität: Waren in der PC-Ära mobile Rechner die Ausnahme, ist in der Cloud „mobil“ der Normalzustand. Vielleicht bläst unter Ihrem Bürotisch noch ein altmodischer Tower-PC Frischluft gegen Ihre Waden? Technisch gesehen kennt der Modern Workplace stationäre Computer nicht einmal mehr. Auch ihr altes Schätzchen gilt fortan als Mobilgerät oder wird wie eines behandelt. Dank Intunes, Microsofts Lösung für die Verwaltung mobiler Rechner, sind die Zeiten vorüber, in denen der Standort eines Geräts noch über den Zugriff auf Anwendungen und Daten bestimmt.

 

Das Ende von Wassergräben und Zugbrücken

Modern Workplace: IT-Sicherheit muss niemanden mehr ein- oder aussperren. Bild: © iStock.com / NickOnTheDraw

Modern Workplace: IT-Sicherheit muss niemanden mehr ein- oder aussperren. Bild: © iStock.com / NickOnTheDraw

Das gilt auch für das Thema Sicherheit. Bisher schützten Unternehmen ihre Informationstechnik vor allem auf Netzwerkebene. Sie zogen gewissermaßen einen tiefen Wassergraben um das lokale Unternehmensnetz und sperrten Anwendungen, Daten und Nutzer hinter der Firewall ein. Das ging gut, so lange Mitarbeiter nur zum Rauchen das Firmengebäude verließen. Mobiler Zugriff, Kooperation mit Externen, gemeinsame Echtzeitzusammenarbeit an Dokumenten? Fehlanzeige oder umständliches Geduldsspiel.

Der Modern Workplace verfolgt einen völlig anderen Ansatz: Er schützt die virtuelle Identität des Nutzers auf jedem Endgerät und in jedem Netzwerk. Das Werkzeug für die IT-Abteilung dazu heißt Azure Active Directory oder kurz Azure AD. Ein Tool, das kaum ein normaler Anwender kennt, aber seinen digitalen Arbeitsalltag und den der IT-Kollegen spürbar einfacher und sicherer macht. Es ist der Schlüssel zu allen Office-Diensten in der Cloud.

 

 

Innovation beim Workplace? Cloud-only!

So eine virtuelle Identität kennen viele Büronutzer auch aus ihrem Privatbereich, wenn sie sich zum Beispiel mit Hilfe ihres Google-Profils auch bei anderen Onlinediensten anmelden. Welche Sinn würde eine solche Identität machen, wenn sie etwa nur in Hamburg in ihrem Büro funktionierte und nur auf ihrem Firmenrechner? Genau. Keinen. Darum gibt es die innovativsten Workplace-Werkzeuge für Anwender wie für die IT-Abteilung ausschließlich in der Cloud.

Microsofts Strategie ist dabei klar und unmissverständlich: Der Weltmarktführer für Office-IT führt seine Kundschaft in die Wolke, und zwar mit Nachdruck. So lässt der Redmonder Konzern konsequent den Support für Altversionen auslaufen. Noch wichtiger: Experten wie Crisp-Analyst Max Hille beobachten die wachsende Innovationskluft zwischen On-Premises-Versionen von Windows und Office und ihren Varianten in der Cloud: Microsoft und Office 365.

 

Technik, die nicht mehr stört, sondern unterstützt

Letztlich braucht es einen globalen Tanker wir Microsoft, damit die Mehrzahl der Unternehmen aktiv wird in Sachen Next Generation Workplace. Für die Zusammenarbeit in Unternehmen, für Anwender und IT-Abteilungen ist das eine gute Nachricht. In seinem neuen Buch „Radikal digital“ schreibt der Management-Autor Richard Sprenger, dass die Digitalisierung paradoxerweise zu einer Rückbesinnung auf menschliche Fähigkeiten im Unternehmen führt, weil der Markt sie fordert und die Technik sie (endlich) ermöglicht: die Wiedereinführung des Kunden, der Kreativität und eben der Kooperation. Der digitale Arbeitsplatz ist die notwendige Voraussetzung und ein sinnvoller erster Schritt in diese Richtung.

 

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