SharePoint im Serverraum: Warum es der Betrieb in sich hat

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SharePoint gilt als Arbeitstier von Microsoft: Die Anwendung ist hoch anpassungsfähig, was sie beliebt für unterschiedlichste Einsatzzwecke macht. Zugleich kann SharePoint aber auch tückisch sein, wenn Unternehmen die Software on-premises betreiben, was oft der Fall ist. Worauf Firmen achten sollten und wie QSC den Mittelstand dabei unterstützt.

Mitarbeiter informieren sich über das Intranet, arbeiten in externen virtuellen Projekträumen mit Partnern zusammen und dokumentieren Prozesse im Kundenservice über ein Backend-System – all das und vieles mehr macht SharePoint von Microsoft möglich. Selbst SAP-Systeme lassen sich anbinden, beispielsweise um Fahrten und Veranstaltungen zu organisieren: einfach bestellt in SharePoint und direkt verbucht und abgerechnet im ERP-System. Das ist bequem und umgeht die komplexen SAP-Benutzeroberflächen.

Möglichkeiten wie diese scheinen den Erfolg von SharePoint zu begründen: Jedes zweite deutsche Unternehmen arbeitet mit SharePoint, zeigt eine aktuelle Auswertung von Datanyze, einer Tochter des B2B-Datenanbieters Zoominfo. Und obwohl laut Umfrage des Online-Magazins SharePoint360.de bereits 48 Prozent die Cloud-Variante in Office 365 mit SharePoint Online nutzen, bleibt der SharePoint-Server weiterhin gefragt: 46 Prozent sind aktuell mit der On-Premises-Version unterwegs.

 

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Die Menge an Möglichkeiten überfordert Nutzer und Administratoren

Der Erfolg der wandlungsfähigen Software ist aber auch zugleich ihr größtes Manko. Lokal betriebene SharePoint-Lösungen sind komplex geworden. Oft haben die Firmen die Technologie einfach zu stark individualisiert. Die Folge: Nutzer fühlen sich überfordert von der Menge an Möglichkeiten, die die Software bietet. Und wollen Firmen mit ihren Eigenentwicklungen in die Cloud migrieren, macht das die Sache schwer. Ursache des Dilemmas: SharePoint war von Microsoft ursprünglich nur für das Dokumentenmanagement gedacht. Über die Jahre kamen dann immer mehr Funktionen hinzu, sodass sich SharePoint bis dato zu einem Content-Management-System für die Zusammenarbeit entwickelt hat. Heute schleppen die Installationen in den Unternehmen daher viele Altlasten mit sich herum.

Admins und Nutzer wissen: SharePoint verhält sich mitunter zickig. Die Ökosysteme sind groß und undurchschaubar geworden. Kleine Ursachen können große Wirkungen haben, die am Ende den Eindruck entstehen lassen, SharePoint sei gewissermaßen eine Diva. Beispiel Office Online Server (OOS): Die kleine Anwendung ist nötig, um etwa PDF- und Office-Dokumente direkt im Browser zu öffnen und zu bearbeiten. Die nützliche Funktion macht Mitarbeitern das Leben leicht, Administratoren jedoch die Arbeit schwer. Denn Microsoft stellt Updates für den OOS-Sever nicht kumuliert bereit. So muss die IT-Abteilung die Applikation jedes Mal komplett neu installieren, teils konfigurieren und dabei manuell Patchlevel und Versionen abgleichen. Ein Fehler reicht und die Vorschaufunktion fällt aus, was sofort jeder SharePoint-Nutzer merkt – vom Praktikanten bis zum Geschäftsführer.

 

Digitales Dilemma

Gleiches gilt für den Verzeichnisdienst der Microsoft Windows Server: Daten aus dem Active Directory (AD) wie etwa Telefon- und Raumnummern fließen in SharePoint. Sind die Informationen im AD nicht gepflegt, fällt das wieder auf die SharePoint-Anwendung zurück – ein digitales Dilemma.

Betreiben Unternehmen jeweils ein System für Entwicklung, Qualitätssicherung und Produktivbetrieb im eigenen Serverraum, treibt auch das Kosten und Aufwand in die Höhe. SharePoint-Experten in Firmen müssen nicht nur die Funktion der Software sicherstellen, Probleme schnell lösen und die Anwendungen weiterentwickeln. Auch die Serverfarmen und die Netzwerkverbindungen selbst gilt es, im Blick zu behalten. Was dabei helfen soll? Das SharePoint Monitoring von Microsoft.

Das Tool überwacht Prozessoren, Festplatten und Datenbanken. Drohen Engpässe, weil Ressourcen an ihre Grenzen stoßen oder überlastet sind, weist ein Report die IT-Mitarbeiter darauf hin. Allerdings ist das Netz an Messfühlern, die das Monitoring auswerfen kann, so dünn wie die Aussagekraft der Ergebnisse selbst: Die SharePoint-Umgebung lässt sich nur grob und passiv überwachen. Treten Probleme auf, beginnt die großflächige Fehlersuche. Weiterer Knackpunkt: Zwar gibt SharePoint Fehlercodes aus. Diese sind aber nichtssagend, wenn Administratoren nicht in der Lage sind, sie in den richtigen Kontext einzubetten: Zu welcher Zeit trat das Problem auf? Wie viele Nutzer haben mit einer Anwendung gearbeitet? Welche Prozesse liefen gerade ab?

 

QSC-SharePoint-Check: Toolbasiert und automatisiert die SharePoint-Landschaft prüfen

Was da für Hilfe, Unterstützung und Durchblick sorgt: der QSC-SharePoint-Check. Mit dem Check lässt sich die Performanz, Zuverlässigkeit und Sicherheit der eigenen SharePoint-Landschaft automatisch überprüfen. Unternehmen sehen, wo ihre Landschaften von den Microsoft-Vorgaben für den SharePoint-Betrieb abweichen. Lassen sich Probleme frühzeitig erkennen, können Firmen rechtzeitig gegensteuern, Datensammlungen entrümpeln und Anwendungsballast abwerfen. Das Ergebnis: Schnellere Systeme, stabilere Softwares, zuverlässigere Geschäftsprozesse und zufriedenere Nutzer.

Auch dann, wenn Firmen ihr Betriebsmodell in die Cloud verlagern wollen, ist der QSC-SharePoint-Check der erste Schritt, um die eigene Roadmap zu bestimmen. Egal ob Patches, Updates oder Individualentwicklungen – zwar lösen sich Problemverursacher und Kostentreiber wie diese in der Public Cloud in Luft auf, aber neue Herausforderungen warten bereits.

 

Welche Herausforderungen beim SharePoint-Betrieb via Cloud lauern, lesen Sie in unserem nächsten Beitrag: Wie migrieren Unternehmen ihre Anwendungen auf SharePoint-Basis erfolgreich in die Cloud? Welche Vorbereitungen müssen Firmen treffen? Welche Unterstützung bieten Microsoft und die QSC? Und welche Änderungen und Einschränkungen bringt der Public Cloud-Betrieb mit sich?

 

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