SharePoint: In sieben Schritten mit dem Intranet in die Cloud

Hohe Zukunfts- und Investitionssicherheit und weniger Administrationsaufwand: Das versprechen sich Unternehmen davon, wenn sie ihre SharePoint-Systeme in die Cloud transformieren. Wie gelingt die Migration erfolgreich? Worauf kommt es an, wenn das Intranet in die Public Cloud wandert? QSC empfiehlt sieben Schritte für die Transformation zu SharePoint Online. Teil 2 unserer Blog-Serie über SharePoint.

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Für viele Unternehmen eine wichtige Frage: Wie gelingt die Migration von SharePoint-Systemen in die Cloud? Bild: © iStock.com /gorodenkoff

Informationen teilen, sich in Gruppen organisieren und mit Kollegen chatten: Microsoft SharePoint bietet nicht nur viele Intranet-Anwendungen. Die ursprünglich vor allem für professionelles Dokumenten-Management entwickelte Software hat deutlich mehr zu bieten, als ihre Programmierer damals im Sinn hatten – weil sie sich leicht individualisieren lässt und ganz unterschiedliche Geschäftsprozesse unterstützt. Sogar der Sprung in die Public Cloud ist möglich, wenn Unternehmen ihre interne Kommunikations-Landschaft auf SharePoint-Basis aufräumen und auf die Transformation vorbereiten.

Dass der Wechsel bald unausweichlich wird, steht außer Frage. Denn Microsofts langfristige Update-Politik sendet eine unmissverständliche Botschaft: Mit wachsendem Nachdruck zwingt der Softwareriese seine Geschäftskunden in die Public Cloud. Dort profitieren Anwenderunternehmen zuerst oder sogar exklusiv von Innovationen und neuen Funktionen. Die Cloud-Varianten SharePoint Online und Office 365 hängen bereits heute ihre lokal betriebenen Versionen ab. Das Ende des lokalen Software-Betriebs beim Marktführer ist in Sicht.

Für smarte Anwender bedeutet das weniger Zwang denn Chance. Schließlich ist der Betrieb gewachsener SharePoint-Serverfarmen und hoch individualisierter On-premises-Software über die Jahre regelrecht tückisch geworden. IT-Abteilungen bietet sich damit die Chance, endlich alte Zöpfe abzuschneiden.

 

Mobile Nutzung treibt Migration

Warum? Weil SharePoint Online das Application Management entschlackt, Kosten spart und die Bedürfnisse von Anwendern nach mobiler Zusammenarbeit konsequent unterstützt. Die Software aus der Cloud lässt sich mieten – eine günstigere und flexiblere Variante im Vergleich zum sperrigen Lizenzmodell der Server-Versionen. Zudem betreibt und entwickelt Microsoft die Software in seinen Cloud-Rechenzentren und spielt Patches, Updates und Aktualisierungen zentral für alle Kunden ein.

Der Administrationsaufwand schrumpft auch deshalb, weil Monitoring und Management der SharePoint-Serverfarmen entfallen: Überlastete Netzwerkverbindungen, überlaufende Festplatten und überforderte Prozessoren gehören der Vergangenheit an. Der stabilere, leistungsfähigere und skalierbare Cloud-Betrieb bringt darüber hinaus Mitarbeiterforen, Betriebsangebote und interne Firmennews auf die Touchdisplays von Smartphones und Tablets. SharePoint Online ist für die mobile Nutzung optimiert, was die Migration für viele Unternehmen interessant macht.

 

Ist-Zustand analysieren, Ziellandschaft definieren

Allerdings ist der Umzug einer gewachsenen SharePoint-Landschaft in die Public Cloud eine Herausforderung für die interne IT. Wie also vorgehen? In vielen Projekten bewährt hat sich das Sieben-Schritte-Vorgehensmodell von QSC:

1. Prüfen der SharePoint-Umgebung
Wie individualisiert ist die lokale SharePoint-Umgebung? Welche Abhängigkeiten bestehen? Wie stark wurde die Benutzeroberfläche angepasst? Wie stark weicht die Installation vom Standard ab? Welche Erweiterungen kommen zum Einsatz?

2. Zielarchitektur entwerfen
Keine erfolgreiche Migration ohne klare Vorstellung von der Zielarchitektur: Auf den ersten Blick bietet SharePoint Online – verglichen mit der lokalen Serverversion – weniger Funktionen. Allerdings sind viele dieser Funktionen in Office 365-Anwendungen aufgegangen. SharePoint Online entwickelt sich wieder in Richtung eines Content- und Dokumenten-Management-Systems.

So lässt sich beispielsweise das Telefonbuch sehr leicht aus der On-Premises-Welt in die neue Struktur übertragen. Komplizierter sind Eigenentwicklungen wie etwa für das Workflow-Management: Wer bis dato Freigabeprozesse über sein SharePoint-Intranet abgebildet und gesteuert hat, nutzt dafür künftig in der Cloud die Möglichkeiten von Microsoft Flow. Die Office-365-App automatisiert Aufgaben und Abläufe regelbasiert.

Nicht anders Microsoft Teams: Die Applikation bringt Gruppenchats, Videokonferenzen und virtuelle Projekträume auch in das Intranet. In der Cloud fallen somit nicht einfach Funktionen weg, sondern die Bedienphilosophie ist eine andere. Mehr Bedürfnisse werden bereits über den Standard abgedeckt. Zudem ist die Office-Welt in der Cloud kooperativer und vernetzter.

3. Use Cases und Geschäftsprozesse als Ausgangsbasis
Wer migriert, sollte daher von konkreten Einsatzbeispielen und Geschäftsprozessen ausgehen und die gewünschte neue Architektur danach ausrichten. Reichen die vielzähligen Möglichkeiten von Office 365 dann doch nicht aus, lassen sich einzelne Module aber weiterhin anpassen.

4. Daten vor dem Umzug aufräumen
Unvermeidlich bei jeder Migration ist das Aufräumen der Datenbestände. So wie wir uns von altem Plunder trennen vor einem Wohnungsumzug, sollten Altlasten und überflüssige Daten gar nicht erst mit in die Cloud.

5. Bandbreite sicherstellen
Es liegt auf der Hand, und trotzdem wird es immer wieder unterschätzt: Die Netzwerkleitung in die Cloud ist die digitale Nabelschnur für alle Geschäftsprozesse im Unternehmen. Beim Thema Bandbreite gibt es keine Kompromisse mehr.

6. Active Directory prüfen
In einer offenen und auf Zusammenarbeit optimierten Umgebung wie der Cloud wird das Thema Sicherheit neu organisiert. Geschützt werden die eigenen Daten weniger über die physische Netzwerkebene, sondern über die digitalen Identitäten der Nutzer. Die zentrale Frage ist: Wer darf worauf und in welchem Kontext zugreifen? Altbekannte Standardanwendungen wie das digitale Benutzerverzeichnis, das Active Diretory (AD), spielen hierbei eine Schlüsselrolle für das Identitäts- und Zugriffsmanagement.

Darum müssen Anwenderunternehmen bei der Migration in die Cloud besonderes Augenmerk auf diese Systeme legen. Nachlässigkeiten, Notlösungen und Inkonsistenzen müssen vor dem Wechsel erkannt und behoben werden. Nutzergruppen müssen auf jeden Fall vor einer Migration aktuell, sauber und strukturiert nach den Vorgaben von Office 365 angelegt sein, damit das Identitätsmanagement zuverlässig funktioniert. Unterstützung bieten Tools wie IdFix von Microsoft. Die Anwendung weist auf konkrete Fehler hin, die sich leicht beheben lassen. Zum anderen macht IdFix aber auch auf allgemeinere Problembereiche aufmerksam, die oft Expertenrat notwendig machen.

7. Identitätsmanagement und Zugänge schützen
Unternehmen sollten in diesem Punkt auch deswegen akribisch sein, weil die jeweiligen Rechte und Rollen der Nutzer ein Sicherheitsmerkmal von SharePoint Online sind. Lagen SharePoint-Daten und -Anwendungen früher abgeschirmt hinter Firewalls im eigenen Rechenzentrum, verlangt der Cloud-Dienst nach anderen Konzepten.

Nutzer müssen ihre Zugänge schützen, sichere Passwörter vergeben, um Missbrauch durch Dritte zu verhindern. Schließlich ist jedes Mitarbeiter-Handy, das in fremde Hände gelangt, ein Sicherheitsrisiko. Und: Jedes Endgerät, über das die Nutzer auf das Intranet zugreifen, ist ein Einfallstor für digitale Bedrohungen. Auch hier sind Schutzsysteme unerlässlich, die Cyber-Bedrohungen abwehren.

 

Hilfe vom Experten

Als ITK-Dienstleister mit jahrzehntelanger Erfahrung berät die QSC AG ihre Kunden zu allen SharePoint-Fragen, gestaltet Change-Prozesse und plant Migrationsprojekte. Darüber hinaus übernimmt QSC Entwicklungsprojekte und managt für ihre Auftraggeber aus dem Mittelstand SharePoint Online und Office 365 aus der Cloud.

Lesen Sie in unserem nächsten Beitrag, wie sich mit SharePoint Online und Office 365 die Zusammenarbeit verändert und wie sich moderne Kollaboration von heute für die Anwender auszahlt.

 

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