SharePoint Online & Office 365: Kopfdreher für Nutzer und IT-Admins

Mobil produktiv bleiben und sich über Standorte hinweg in Teamchats organisieren: SharePoint Online in Office 365 erleichtert die Zusammenarbeit. Bild: © istock.com / nd3000

SharePoint Online und Office 365 vereinfachen die mobile und standortübergreifende Zusammenarbeit. Aus der Public Cloud stellt Microsoft seine Produkte als App für alle Endgeräte bereit. Wer agil arbeiten möchte, muss aber umdenken: Was sind die größten Neuerungen für Administratoren und Nutzer?

Zeitgleich miteinander an einem Dokument arbeiten, mobil produktiv bleiben und sich über Standorte hinweg in Teamchats organisieren: Digitale Tools wie SharePoint Online in Office 365 machen das möglich. Aus der Public Cloud stellt Microsoft Apps, Anwendungen und Funktionen bereit, um Geschäftsprozesse zu beschleunigen und zu optimieren.

So zeigen die Ergebnisse der Social Collaboration Studie 2018 der Management- und Technologieberatung Campana Schott: Wer derartige Social-Collaboration-Tools öfter einsetzt, arbeitet um bis zu 30 Prozent effizienter als seine Kollegen. Und 36 Prozent der Nutzer sind dank digitaler Tools motivierter bei der Sache.

 

Gruppen regeln Nutzerrechte

Aber diese Vorzüge fallen uns nicht in den Schoß: Für die Zusammenarbeit über die Grenzen von Abteilungen und Hierarchien müssen Nutzer und IT-Abteilungen umdenken – Software aus der Public Cloud wie SharePoint Online und Office 365 folgt eigenen Gesetzen.

Wer bisher mit den SharePoint-Server-Versionen gearbeitet hat, kennt die Software noch als reine Dokumentendrehscheibe: Eine Datei in SharePoint ablegen, Link kopieren und per E-Mail an die Kollegen schicken – fertig. In der Cloud hingegen sind die Anwendungen nicht mehr um Dateien und Ordner herum gebaut. Im Vordergrund steht auch nicht der einzelne Bediener, sondern: das Team und sein produktiver Austausch. Heute versammeln sich Mitarbeiter und Kunden nicht mehr länger um freigegebene Dokumente, sondern organisieren ihre Zusammenarbeit zeitgemäß teamzentriert.

Auch das Berechtigungskonzept für die Cloud-Anwendungen ist anfangs ungewohnt: Office 365 weist Rechte, Rollen und Services über Gruppen zu. Das heißt: Jeder Teilnehmer erhält automatisch die jeweiligen Freigaben und Möglichkeiten. Daher gilt es für Administratoren, die Gruppen zu verwalten, statt einzelne Dienste wie Exchange für jeden Nutzer freizugeben, wie es in der On-Premises-Welt noch üblich war.

 

Zwei Sites für alle Anforderungen

Wer SharePoint bisher lokal im eigenen Rechenzentrum betrieben hat, konnte die Software individuell anpassen. Genau deswegen gilt SharePoint als flexible, aber auch tückische Anwendung. Mit der Individualität wuchs auch der „Eigensinn“. Haben Firmen beispielsweise ihr Intranet über SharePoint on-premises realisiert, müssen sie bei einer Migration in die Cloud unter Umständen mit Abstrichen leben beziehungsweise ihr System auf neue Ziele und Zwecke ausrichten. Nicht jede Eigenentwicklung lässt sich eins zu eins umformen. Gleiches gilt für die Kommunikations- und Teamwebsites, die SharePoint Online bietet. Nur noch diese beiden Arten sieht das Paket aus der Cloud vor. Unternehmen sind gut beraten, sich mit den beiden Varianten zu begnügen – Anpassungen sind möglich, bergen aber die Gefahr, beim nächsten Microsoft-Updatet obsolet zu werden.

 

Freigaben administrieren, Möglichkeiten kennenlernen

Dateien für Dritte freigeben und bereitstellen – das ist die Kernfunktion von SharePoint. Mit dem Sprung in die Cloud macht es Microsoft den Anwendern sogar noch einfacher, mit Kollegen, Partnern oder Kunden Dokumente zu teilen und am offenen Dokument zu kooperieren.

Das Problem: Nicht auf Anhieb ist jedem klar, wie sich die Freigabe administrieren lässt. So sind beispielsweise Funktionen vorhanden, um Dokumente nur für einen bestimmten Zeitraum zu teilen. Das ist praktisch und flexibel, aber auch neu. Alle Anwender müssen lernen, wo und wie sie die Art und Weise ihrer Freigaben einstellen und konfigurieren können. Sind die Nutzer mit den neuen Funktionen vertraut, sorgt das für Arbeitskomfort.

 

Intelligente Apps, intelligent integriert

Mit der Software aus der Public Cloud sind die Anwendungen und Apps von Microsoft jetzt stärker integriert. Beispiel Video-Streams: Wer früher via Video mit Kollegen konferierte, speicherte die Aufzeichnung auf seinem Rechner, lud die Datei in der SharePoint-Bibliothek hoch und teilte die Aufzeichnung im Anschluss mit allen Teilnehmern via Link in einer E-Mail. Nicht so bei Office 365: Gruppenchat-Software wie Microsoft Teams beinhaltet alle nötigen Messaging- und Videofunktionen. Wer in der Teams-App eine Videokonferenz in einer Gruppe startet, teilt den Live-Stream im Chat-Verlauf und später zudem die fertige Aufzeichnung.

Der SharePoint-Hub ermöglicht das nahtlose Zusammenspiel der Office 365-Apps – egal ob Microsoft Yammer, um Communities aufzubauen, Flow, um etwa Freigabeprozesse zu automatisieren oder Microsoft PowerApps, um eigene Applikationen ohne Programmierkenntnisse zu entwickeln.

 

Technologischen Wandel für Mitarbeiter gestalten

Fest steht: Mit SharePoint Online und Office 365 verändern sich IT-Landschaften rund um das Thema Zusammenarbeit. Unternehmen sollten daher nicht nur den technologischen Wandel begleiten, sondern ihre Mitarbeiter gezielt vorbereiten. Wie das gelingt, weiß QSC aus seiner Change-Management-Praxis. Wir empfehlen gezielte und frühzeitige Trainings nach einem Drei-Stufen-Modell:

  • Change-Agents einsetzen: Wer seine Applikationslandschaft verändert, sollte seine Mitarbeiter rechtzeitig vorbereiten. Ausgewählten „Change Agents“ kommt dabei eine wichtige Multiplikator-Funktion zu. Als interne Experten für die neue Software stehen sie Kollegen bei Fragen als erste Ansprechpartner zur Verfügung. Treten Probleme auf, hilft der Change-Agent weiter.
  • Akademien einrichten: Egal, ob Microsoft Teams, Yammer oder Flow – über interne Weiterbildungsveranstaltungen lernen Mitarbeiter die neuen Apps und ihre Möglichkeiten kennen. Wie nutze ich die Anwendungen im Home-Office? Wie gebe ich Dateien frei? Was ist in der Zusammenarbeit mit Kunden zu beachten? Die Akademie schult und bildet die Mitarbeiter weiter – abgestimmt auf den Bedarf einzelner Fachabteilungen oder spezieller Nutzerkreise.
  • Campus-Events veranstalten: Impulsvorträge, Workshops und Live-Demos präsentieren neue Themen für die gesamte Belegschaft. Wie zahlt die neue IT-Landschaft auf die Digitalstrategie der Firma ein? Warum lohnt sich das Investment? Und welche Ziele verfolgt das Management mit der neuen IT-Landschaft? Die dedizierten Veranstaltungen richten sich an alle Nutzer und stellen den unternehmerischen Blick auf SharePoint Online und Office 365 vor. Oder wie wäre es mit einem internen Barcamp zu Office 365?

 

Hilfe vom Experten

QSC begleitet Kunden aus dem Mittelstand bei der technologischen Transformation hin zu SharePoint Online und Office 365: In Workshops erarbeiten wir Ziele mit unseren Kunden, orchestrieren Prozessschritte, definieren Use- und Business-Cases, ermitteln Lizenz- sowie Prozesskosten, bestimmen Maßnahmen auch zur Erfolgskontrolle und legen das Transformationskonzept fest – im Detail und kundenindividuell.

 

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