Klassisch auf Microsoft Teams migrieren? Besser nicht!

Bild zeigt Hände die Puzzleteile halten

Bild: © PATCHARIN SAENLAKON / Getty Images

Microsofts Cloud-Lösung Teams hat das Potenzial, einige althergebrachte Office-Anwendungen zum Teil abzulösen. Doch eine einfache Datenmigration ist damit nicht möglich. Vielmehr geht es bei der Einführung von Teams darum, unnötigen Ballast abzuwerfen und sich mit einigen neuen Anwenderregeln vertraut zu machen. QSC bietet Ihnen dazu auch Webinare an.

Microsoft hat recht erfolgreich vermittelt, dass Unternehmen die neue Office-Anwendung Teams schnell und einfach starten können. Zugleich integriert die Lösung zahlreiche andere Werkzeuge wie zum Beispiel Planner, SharePoint, Salesforce sowie weitere Cloud-Dienste und macht zudem noch viele E-Mails überflüssig. Warum also nicht einfach die bereits vorhandenen Daten im Rahmen einer klassischen Migration von A nach B verschieben und loslegen?

Teams ändert Arbeitsweisen

Leider führt ein solches Vorgehen fast immer zu Bruchlandungen. Denn Teams ist nicht einfach nur ein neues Werkzeug, sondern führt auch dazu, dass sich Arbeitsweisen zum Teil komplett ändern. Die wichtigste Neuerung: Während die klassischen Werkzeuge wie SharePoint und Exchange dokumentenzentrisch gestaltet sind, ordnet Teams alle Prozesse um die jeweiligen Gruppen (Teams) herum an.

Dies wirft grundlegende organisatorische und kulturelle Fragen auf. Viele tun sich zum Beispiel schwer damit, Nachrichten über Teams zu versenden, weil diese dann automatisch von allen Gruppenmitgliedern gelesen und kommentiert werden können. Und diese Kommentare stehen dann auch wieder allen zur Verfügung. Oder: Anders als bei der klassischen E-Mail entscheiden Mitarbeiter bei Teams selbst, welche Informationen sie erhalten möchten, indem sie Channels abonnieren oder abbestellen.

Welche Teams-Gruppen machen Sinn?

Schon die Bildung der Teams-Gruppen ist keine triviale Angelegenheit. Ohne einheitliche Struktur und Governance entstehen fast zwangsläufig Dopplungen und Redundanzen. Auch die bloße Abbildung des eigenen Organigramms – jede Abteilung eine Gruppe – ist nicht zielführend. Es geht vielmehr um (Projekt-)Gruppen, die bei einem bestimmten Thema zusammenarbeiten: etwa eine abteilungsübergreifende Kampagne. Solche Gruppen benötigen außerdem mit Beendigung des Projekts ein Verfallsdatum, zu dem sie wieder geschlossen werden.

Bei der Arbeit mit Teams kommt auch den einzelnen Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung zu, wenn sie sich nicht plötzlich in einer Unzahl von Gruppen wiederfinden möchten und dadurch von einer Flut an Infos und Nachrichten überrollt werden. Bietet eine Gruppe einem Mitarbeiter keine relevanten Informationen und kann er selbst auch nichts Wesentliches beitragen, sollte er aus solchen Gruppen auch wieder austreten können – falls nötig in Abstimmung mit dem jeweiligen Gruppenleiter. Auch deshalb sind Gruppenbeschreibungen so wichtig: Was sind Inhalt und Zweck der Gruppe? Was soll in ihr kommuniziert werden?

Transformation statt Migration

Diese Beispiele zeigen, dass es sich beim Umstieg auf Teams nicht um eine bloße Migration, sondern eher um eine umfassende Transformation handelt. Und das auch mit Blick auf die betroffenen Anwendungen. So hat SharePoint in der Office-365-Welt eine andere Architektur als das klassische SharePoint on premises – zum Beispiel weniger Ebenen in der Website-Struktur. Ebenso Exchange: Der in diesem Tool beliebte Public Folder steht in dieser Form in der neuen Cloud-Lösung nicht mehr zur Verfügung. Wer diese dokumentenzentrierte Funktion auch weiterhin verwenden möchte, muss sich deshalb Gedanken darüber machen, wie er dies abbildet.

Ein pragmatischer Ansatz bei dieser Transformation besteht darin, eine Bestandsaufnahme durchzuführen: Welche Dokumente hat das Unternehmen in den letzten drei Monaten verwendet und bearbeitet? Diese Zahl ist meistens kleiner, als die Verantwortlichen denken. Entsprechend genügt es in der Regel, sich mit diesen wenigen Kerndokumenten und -daten intensiv zu beschäftigen. Die restlichen Informationen können hingegen ins Archiv wandern.

Damit die Einführung von Teams die Komplexität der IT-Landschaft nicht weiter erhöht, bietet sich eine Inventur an, die alle Altsysteme auf den Prüfstand stellt – sei es eine Skype-Infrastruktur oder ein altes SharePoint im Eigenbetrieb. Generell gilt in solchen Fällen: Konsequent abschalten!

Neue Netiquette

Selbst die sogenannte Netiquette ändert sich mit Teams, da zum Beispiel ein Gruppenchat ganz andere Dynamiken entwickeln kann als die relativ statischen E-Mails. So sollten die Anwender – trotz Live-Chat – nicht erwarten, immer und sofort Antworten zu bekommen. Auch ermüdet es schnell, wenn neue Beiträge immer mit einem GIF oder Emoticon dekoriert sind – oder gar nur aus diesen bestehen (siehe Infokasten).

Dos and Don’ts bei Microsoft Teams (Auswahl)

Beiträge posten

  • Posts bewusst mit Überschrift und ggf. Grafiken erstellen
  • Den umfangreichen Post-Editor verwenden
  • Einzelne Personen taggen (@Name), um Feedback zu erhalten
  • Wichtige Dokumente direkt im Post (per Link) referenzieren oder direkt am Dokument diskutieren
  • Posts nicht wahllos verfassen, weil dies den Kanal überschwemmt
  • Teams nicht als Ganzes taggen, weil sich sonst niemand angesprochen fühlt

Umgang mit Inhalten

  • Der Like-Indikator bedeutet grundsätzlich, dass ein Post gelesen und dessen Inhalt zugestimmt wurde, bei Off-Topics hingegen bedeutet der Like-Indikator ein einfaches Like.
  • Vorhandene Strukturen wie Wiki oder Planner sollten genutzt werden, da sie gut durchsuchbar und verlinkbar sind
  • Für jede Teams-Gruppe sollte es auch mindestens einen Verantwortlichen geben
  • Bots/automatische Nachrichten können funktionieren, spammen aber meistens den Kanal, deshalb besser einen eigenständigen Kanal dafür nutzen
  • Zusätzliche Apps können den Funktionsumfang erweitern

Strukturen schaffen

  • Jedes Team benötigt einen Verantwortlichen, der vor allem Strukturen definiert und verwaltet
  • Team-Verantwortliche müssen jedoch nicht zwangsläufig für die einzelnen Kanäle verantwortlich sein
  • Den vorgegebenen Kanal „Allgemein“ als Kommunikationskanal aus dem Team heraus nutzen, zum Beispiel: „Produkt News – Produkt – Allgemein“


Webinare zum Start mit Microsoft Teams

Die hier angerissenen Fragen vertiefen zwei QSC-Webinare zu Microsoft Teams. Es zeigt, warum es nicht darauf ankommt, alle Daten und Dokumente möglichst komplett zu migrieren.

13.09.2019, 13-14 Uhr    QSC Webinar – Erfolgreiche MS-Teams-Einführung

Das Webinar verdeutlicht, was die wirklichen Erfolgsfaktoren bei der Teams-Einführung sind – etwa der Umgang mit Fileshare-Daten, SharePoint-Seiten, E-Mails und Exchange-Servern. Unser Referent Martin Schlewitt erzählt aus dem Nähkästchen über vergangene Projekte und zeigt in anschaulichen Beispielen, wie Sie Microsoft Teams erfolgreich zum Rückgrat Ihrer digitalen Zusammenarbeit machen.

Hier geht’s zur Anmeldung.

20.09.2019, 13-14 Uhr    QSC Webinar – Stolperstellen in einer Microsoft-Teams Migration

Wir zeigen Ihnen die Stolpersteine und Kopfdreher auf dem Weg nach Microsoft Teams sowie auf welche Themen Sie als Führungskraft achten müssen. Unser Referent Martin Schlewitt erzählt aus dem Nähkästchen über vergangene Projekte und zeigt in anschaulichen Beispielen, wie Sie das volle Potenzial von Microsoft Teams nutzen.

Hier geht’s zur Anmeldung.

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