OTTO-DÖRNER-Gruppe macht den SharePoint-Check

Die Firmengruppe OTTO DÖRNER zählt zu den führenden Unternehmen der Entsorgungs- und Baustoff-Branche in Norddeutschland. Die rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen Microsoft SharePoint für ihre Büroorganisation, Kollaboration und die Unterstützung des Workflows. Weil das bestehende SharePoint-System auf Funktions- und Zukunftsfähigkeit untersucht werden sollte, wandte sich die IT-Abteilung an die QSC AG: Der neue SharePoint-Check von QSC liefert in einem solchen Fall alle notwendigen Parameter. Ein Praxisbericht.

Foto: © OTTO-DÖRNER-Gruppe.

Foto: © OTTO-DÖRNER-Gruppe.

 

„Wie performant und zuverlässig ist Ihr SharePoint?“ – diese Frage beantwortet der QSC-SharePoint-Check, ein Angebot, das ich gemeinsam mit meinem Kollegen Peter Lüttke und weiteren Microsoft-Experten von QSC Anfang 2019 entwickelt habe. Genau das war es, was der neue IT-Leiter der OTTO-DÖRNER-Firmengruppe, Stefan Stelling, brauchte: Er wollte seine SharePoint-Infrastruktur auf unseren virtuellen Prüfstand „schieben“ und ein objektives Leistungsbild seines SharePoint-Systems erhalten.

 

Überblick über die Leistungsfähigkeit der SharePoint-Systeme

Die Ausgangslage: IT-Leiter Stefan Stelling war neu im Unternehmen. Durch das Wegbrechen von Wissensmonopolen fehlte es an Spezial-Know-how für die gewachsene SharePoint-Landschaft im Haus. Als Basis für die Maßnahmenplanung wollte IT-Leiter Stelling wissen, wie zukunftsfähig die bestehende Infrastruktur überhaupt noch war.

Stefan Stelling, IT-Leiter der OTTO-DÖRNER-Gruppe. Bild: © OTTO-DÖRNER-Gruppe.

Stefan Stelling, IT-Leiter der OTTO-DÖRNER-Gruppe. Bild: © OTTO DÖRNER.

Zwei SharePoint-Farmen der Versionen 2013 und 2016 waren seinerzeit im Einsatz. Trotz zahlreicher installierter Anwendungen fiel Stelling auf, dass die Anwender die Plattformen kaum noch benutzten: Entsprachen die mit viel Aufwand gebauten SharePoints noch dem aktuellen Bedarf der Mitarbeiter? Die meisten Angestellten von OTTO DÖRNER arbeiten als LKW- und Baumaschinen-Fahrer oder in der Entsorgung, in Kies- und Sandgruben sowie auf Abfalldeponien. Viele analoge Arbeitsschritte, die die SharePoints ursprünglich vereinfachen sollten, waren schließlich doch nicht digitalisiert worden.

Stefan Stelling nahm sich vor, das gesamte Design der SharePoint-Anwendungen zu überarbeiten. Doch zuerst brauchte er Klarheit über die technische Basis seiner Infrastruktur, die wollte er sich mit dem QSC-SharePoint-Check verschaffen. Neben dem Anwendungsdesign ging es ihm um die strategische Frage, ob sein Team die SharePoint-Farm überhaupt noch selbst betreiben wollte. Alternative: die Migration in die Cloud, also SharePoint Online & Office 365. Wäre die vorhandene technische Basis noch gut und stabil, würde er wohl beim Eigenbetrieb bleiben. Andernfalls tendierte Stelling zur Migration in die Cloud.

Farm-Assessment bringt Schwachstellen ans Licht

Der QSC-SharePoint-Check zeigte, dass die installierten Systeme durchaus funktionierten. Er brachte aber auch Mängel zutage: Die Software der 2013er-Farmen war technisch veraltet, das Patch Management an seine Grenze geraten. Es fehlten außerdem Sicherheits-Redundanzen. Zusätzlich deckte der Check einige Auffälligkeiten auf: bei Festplattengröße, freiem Speicher, Speicherorten von SharePoint-Komponenten sowie Log-Files, kritische ULS-Log-Meldungen und weiteren Themen.

Auf der 2016er-Farm – aufgesetzt für eine branchenspezifische Spezialanwendung – waren Performance-Engpässe in der Anwendung aufgetreten, was sich auf den erfolgreichen Projektabschluss auswirkte. Die Analyse zeigte auf, dass diese primär durch Defizite in einer individualentwickelten Lösungskomponente verursacht wurden und nicht der generellen Plattform-Performance geschuldet waren. Weiterführend wurde der Lösungsvorschlag des Dienstleisters und Entwicklungspartners geprüft und bewertet, so dass eine Umsetzungsentscheidung auf Basis einer belastbaren Analyse und Abschätzung der Erfolgsaussichten getroffen werden kann.

Auf einen Blick: Beispiel für die Darstellung der Ergebnisse des QSC-SharePoint-Checks. Grafik: © QSC AG.

Auf einen Blick: Beispiel für die Darstellung der Ergebnisse des QSC-SharePoint-Checks. Grafik: © QSC AG.

Fazit unseres SharePoint-Checks: Ein „Weiter-so“ im Eigenbetrieb würde hohe Investitionen und viel Zeitaufwand bedeuten. IT-Leiter Stefan Stelling entschied sich, zumindest die Anwendungen der veralteten 2013er-Farmen zeitnah aus der Cloud zu beziehen; mit dem Eigenbetrieb sollte also bald Schluss sein.

In unserem Report und im abschließenden Workshop rieten wir Stefan Stelling und seinem Team, in dieser Übergangszeit nicht mehr viel zu verändern. Beim Einspielen von Patches oder neuer Lösungen etwa könnten die noch regelmäßig genutzten Anwendungen wegen unerwarteter Abhängigkeiten und Nebeneffekte ausfallen. Ebenso erübrigte sich der Aufwand für Optimierungen, wenn das System ohnehin bald ausgemustert würde. Lediglich die Datenverteilung auf den Festplatten sowie einige betriebsstabilisierende Maßnahmen mit wenig Aufwand und hohem Nutzen konnte und sollte man verbessern. Mit geringem Aufwand ließ sich so die Betriebsstabilität und einige Sicherheitsaspekte verbessern, um eine problemlose Restlaufzeit des Systems zu unterstützen.

Stefan Stelling, IT-Leiter der OTTO-DÖRNER-Gruppe, sagt abschließend dazu: „Der SharePoint-Check der QSC AG hat uns sehr geholfen, schnell den Ist-Zustand unserer SharePoint-Farmen besser einschätzen zu können und eine belastbare Zukunftsplanung daraus abzuleiten. Auf Basis der Ergebnisse waren wir in der Lage, faktenbasiert wichtige strategische Entscheidungen zu den Themen Lebenszyklus, sinnvolle betriebliche Optimierungsmaßnahmen und die Migration auf SharePoint Online in Microsoft Office 365 treffen zu können. Die Bewertung der analysierten technischen Informationen, die Beratung zum Umgang mit den Auffälligkeiten und die Unterstützung bei der Strategieentwicklung erfolgte hierbei durch die Berater der QSC AG unter Berücksichtigung unserer Strategieoptionen, strukturiert, pragmatisch, persönlich und technisch fundiert.“

 

QSC-SharePoint-Check: Software-Tools, Report und Workshop

Der QSC-SharePoint-Check besteht aus einem mehrstufigen Verfahren. Zunächst setzen wir unterschiedliche Software und Tools ein, die vom Kunden selbst ausgeführt werden können. Wir stellen die Programme zur Verfügung und unterstützen auch gerne vor Ort, müssen aber nicht notwendigerweise selbst in den Kundenumgebungen aktiv sein – es sei denn, es wird ein Remote-Service explizit angefordert.

Eingesetzt wird zum einen eine Standard-Software, die einen Überblick über das System liefert: zum Beispiel Inhalte, Nutzer, Systemparameter und Berechtigungen im installierten SharePoint-System. Zum anderen nutzen wir von uns selbst entwickelte Skripte, mit denen wir weitere Daten erfassen und zum Beispiel die Performance messen können.

Angeboten wird der QSC-SharePoint-Check in drei Varianten: Das Standard-Produkt – „Advanced Check“ – kam auch bei der OTTO-DÖRNER-Gruppe zum Einsatz. Es bietet einen kompletten Report über Auffälligkeiten, Schwachstellen, Risiken und Handlungsbedarf. Damit checken wir sieben Aspekte: Plattform & Ressourcen, Architektur, Performance, Wartung & Betriebsstabilität, Sicherheit, Suche und Cloud-Readiness.

Am Ende des Checks steht ein halb- oder eintägiger Workshop mit dem Kunden, in dem wir unsere Ergebnisse und unseren Report erläutern und diskutieren. Hier kommt unser Know-how als Microsoft-Fachleute zum Tragen: Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung können wir die Rohdaten der Software-Analyse richtig interpretieren und bewerten. Und wir sind in der Lage, uns in die Situation des Kunden zu versetzen und Empfehlungen zu formulieren, die seiner Situation und Strategie angemessen sind. Hier geht es zum Beispiel um Themen wie Investitionsschutz, Zukunftsfähigkeit oder Modern Workplace.

 

Logo © OTTO-DÖRNER-GRUPPE.OTTO DÖRNER

OTTO DÖRNER hat sich in den Bereichen Entsorgung, Recycling, Kies und Sand sowie Deponien und Bodensanierung zu einem der führenden privaten Unternehmen in Norddeutschland entwickelt. Insgesamt sind rund 1.000 Mitarbeiter für die Gruppe tätig. Als Familienunternehmen in dritter Generation steht OTTO DÖRNER für hanseatische Kaufmannstradition, gepaart mit hoher Innovationsfreude.

„Unsere Leistung kommt an – satellitengesteuert, pünktlich und mit der richtigen Qualität.“ Details finden Sie auf der Unternehmenswebsite.

 

Weitere Informationen:

QSC-SharePoint-Check: Hilfe vom Experten
QSC begleitet Kunden aus dem Mittelstand bei der technologischen Transformation hin zu SharePoint Online und Office 365: In Workshops erarbeiten wir Ziele mit unseren Kunden, orchestrieren Prozessschritte, definieren Use- und Business-Cases, ermitteln Lizenz- sowie Prozesskosten, bestimmen Maßnahmen auch zur Erfolgskontrolle und legen das Transformationskonzept fest – im Detail und kundenindividuell. Der QSC-SharePoint-Check wurde Anfang 2019 gelauncht. Betreut wird er von den Microsoft-Experten der QSC AG. Weitere Details finden Sie auf unserer Website: QSC-SharePoint-Check

Blog-Serie zur Thema SharePoint:

 

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