Warum Intranet und Office-IT eine Einheit bilden sollten

In vielen Unternehmen verstauben Intranets als Verlautbarungsorgan und Dokumentenablage. Für Networking, das Teilen von Inhalten oder fürs Sehen und Gesehenwerden weichen die Mitarbeiter auf Facebook und WhatsApp aus – mit allen Risiken in puncto Datenschutz und IT-Sicherheit. Ausgerechnet das Intranet spielt im digitalen Wandel aber eine Schlüsselrolle. Ein neuer Ansatz muss her!

 

Das richtige Intranet für die digitale Zusammenarbeit? Office-365-Kunden müssen sich nicht lange umsehen. Bild: © Cecilie_Arcurs / Getty Images

Das richtige Intranet für die digitale Zusammenarbeit? Office-365-Kunden müssen sich nicht lange umsehen. Bild: © Cecilie_Arcurs / Getty Images

 

Zusammenarbeit ist der Kern von Digitalisierung. Sie verbindet, was früher getrennt war, ob Menschen, Abläufe oder Daten. Die Fähigkeit, sich spontan in virtuellen Teams zu vernetzen, entscheidet über die Wettbewerbsfähigkeit in der digitalen Wirtschaft. Schon 2012 zeigte eine Studie von McKinsey, dass Wissensarbeiter mit dem Einsatz sozialer Technologien 20 bis 25 Prozent effektiver arbeiten.

 

Digitale Transformation der Zusammenarbeit als erster Meilenstein

Diese Erkenntnis dringt inzwischen auch in die Führungsetagen der Wirtschaft: Neun von zehn Entscheidern glaubten 2018 bei einer Umfrage von BT, dass digitale Zusammenarbeit die Produktivität am Arbeitsplatz deutlich verbessert. Drei Jahre zuvor waren erst 60 Prozent der befragten Führungskräfte dieser Überzeugung.

Wenn also Unternehmer und Manager zweifeln, was sie zuerst digitalisieren sollen, dann die Zusammenarbeit in ihrer Organisation. Für Unternehmen heißt das: Räumen Sie die technischen Hindernisse aus dem Weg, die Ihre Mitarbeiter ausbremsen! Zum Beispiel, auf der Suche nach Mitstreitern für ihr nächstes Projekt oder die spannendsten Innovationsvorhaben im Unternehmen.

 

Social Intranets führen Menschen, Kompetenzen und Projekte zusammen

Ein lebendiges Social Intranet liefert die Antworten: Es führt die richtigen Menschen in Ihrem Unternehmen zusammen, auch wenn sie nicht in derselben Abteilung oder im selben Geschäftsbereich arbeiten. Ein Social Intranet schafft die interne Öffentlichkeit für eine Kultur des offenen und kreativen Austauschs.

Weil sich Technologien und Märkte immer schneller verändern, können sich Unternehmen nicht mehr auf gewachsene Strukturen verlassen. Anpassungsfähigkeit gewinnen sie, indem sie Kompetenzen und Erfahrung aus allen Bereichen ihrer Organisation in temporären und virtuellen Teams zusammenbringen. Entscheidend sind dabei weniger die Position im Organigramm, als Kompetenz und Motivation.

 

Wenn Social Intranet und Office-Software Hand in Hand arbeiten

Traditionelle Intranets liefern solche relevanten Inhalte erst gar nicht. Das hat auch technische Gründe: Meist als Software-Monolithen aufgesetzt, werden sie abgekoppelt von der produktiven Bürokommunikation von wenigen berichtigten und geschulten Spezialisten gepflegt. Der normale Arbeitsmodus für die übrigen Anwender heißt: „Read only“. Veraltete Sicherheitstechnik verhindert obendrein den einfachen Zugriff über Smartphones und Tablets. Damit verkommt das Intranet vollends zum Ladenhüter.

In der digitalen Arbeitswelt braucht es einen ganzheitlichen Ansatz: Neben Unternehmensnachrichten und dem Vernetzen über Nutzerprofile und Postings braucht es eine direkte Verbindung zum produktiven Austausch, zur Arbeitskommunikation, also zu: Dokumenten, Arbeitsergebnissen und Projekten.

 

Microsofts Ansatz: ein Werkzeugkoffern für Office, E-Mail & Intranet

Genau das ist das neue Intranet-Konzept von Microsoft. Mit Office 365 liefert der Weltmarktführer für Bürosoftware gleich auch die Werkzeuge für ein echtes Social Intranet mit. Sicherer mobiler Zugriff inklusive.

Damit sind Office-Produktivität, E-Mail, Team-Kollaboration, Dateiablage und Intranet technisch aus einem Guss. Für die Mitarbeiter bedeutet das weniger Schulungsaufwand, weil sie mit der vertrauen Bedienführung von Word, Excel, SharePoint & Co. arbeiten. Die Unternehmens-IT profitiert von einem einheitlichen Management für Ressourcen und Sicherheit und, weil keine zusätzlichen Schnittstellen zum Intranet erst aufwendig programmiert oder angepasst werden müssen. Der Einkauf freut sich über eingesparte Lizenzkosten.

Für Unternehmen, die ohnehin auf Microsoft Office 365 setzen, ist ein Intranet auf derselben Technologiebasis die beste Wahl, um die digitale Zusammenarbeit und die interne Kommunikation effektiv voranzubringen.

 

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